Archiefbeheer

De inventaris als wegwijzer 

Toegankelijkheid heeft meerdere aspecten. In een toegankelijk archief is informatie binnen een redelijke termijn vindbaar en raadpleegbaar. Maar dat is niet genoeg. We willen de documenten ook begrijpen. Meta-informatie geeft de gebruiker de juiste context. Pas in combinatie met de juiste meta-informatie krijgt een archief betekenis en is het archief vindbaar en bruikbaar.

"Wat onvindbaar is bestaat niet."

Alle archieven zijn bij ons geregistreerd met een toegangsnummer. Op dat nummer is het archief te vinden in ons archiefbeheersysteem Mais-Flexis. Genoteerd worden de naam van de archiefvormer, de omvang van het archief en de periode die het archief bestrijkt. De volgende stap in het proces van toegankelijk maken is de inhoudelijke ontsluiting, het beschrijven van alle onderdelen van een archief. Dat levert een inventaris op. Deze inventaris is bedoeld als handreiking of wegwijzer voor het publiek. Zie de inventaris als een inhoudsopgave. We beschrijven en ordenen alle archiefbestanddelen en geven ze een inventarisnummer zodat een bezoeker kan bepalen welke stukken voor hem of haar interessant zijn om aan te vragen in onze studiezaal. Om goede beschrijvingen te kunnen maken en de beschrijvingen te kunnen indelen in rubrieken binnen een archiefschema, verdiepen we ons in de geschiedenis, taken en doelstellingen van de archiefvormer, en bekijken we alle stukken. Is er al enige structuur in een archief aanwezig? Bestaat het archief uit dossiers, series of losse stukken? Bij het ordenen wordt de bestaande structuur van het archief zoveel mogelijk gerespecteerd. Moet alles worden bewaard? Niet noodzakelijk, maar eventuele selectie moet zeer zorgvuldig gebeuren. Tijdens het inventariseren bekijken we ook of er privacygevoelige informatie in het archief aanwezig is, en of er stukken zijn die volgens onze contractuele afspraken met de archiefvormer nog niet openbaar zijn. Deze stukken worden voorlopig geblokkeerd voor raadpleging.

"Wat zou het schelen als er geen nietjes en paperclips meer worden gebruikt!"

Ompakken en ontijzeren 

Na het inventariseren volgt het materieel verzorgen van het archief. De archiefstukken worden verpakt in zuurvrije omslagen en zuurvrije dozen met speciale etiketten. Foto's worden individueel verpakt. Ook alle plastieken en metalen in het archief worden verwijderd. In plastic zitten vaak weekmakers. De inkt op documenten blijft hieraan plakken en wordt zo onleesbaar. Nietjes en paperclips gaan roesten. Ontijzeren kost verreweg de meeste tijd. Wat zou het schelen als er geen nietjes en paperclips meer worden gebruikt!

Depotopslag 

Onze archieven worden geplaatst in een van onze goed geconditioneerde en veilige depots. De omstandigheden in het depot zijn gunstig voor het behoud van de archiefstukken. Depotruimte is kostbaar. Daarom worden de ruimtes zo efficiënt mogelijk benut met verrijdbare stellingen. Voor digitale documenten is een elektronisch depot nodig, een specifieke oplossing gericht op het langdurig duurzaam bewaren van digitale data.

Tot slot worden de exacte plaatsen van de archiefstukken in een van onze depots geregistreerd in ons archiefbeheersysteem. Bij aanvraag van een stuk in de studiezaal wordt de depotplaats aan onze depotmedewerkers doorgegeven. Na de plaatsregistratie is de toegang van het archief klaar en uploaden we de inventaris naar archieven.nl. 

"Digitaliseren begint met inventariseren."

Digitalisering

Inventarisatie en materiële verzorging is de basis van onze archiefzorg. Zonder goede toegang zijn documenten onvindbaar en wat onvindbaar is bestaat niet. Na inventarisatie is het materiaal in het archief beschikbaar voor onderzoek en grotere publieksactiviteiten. Na inventarisatie is ook digitalisering een optie. Digitalisering biedt andere mogelijkheden voor onderzoekers en geeft nieuwe kansen om ons erfgoed onder de aandacht te brengen van een breed publiek.