Openbaarheid, AVG en auteursrecht

Tracé beheert particuliere archieven. Een deel van deze archieven is nog niet of beperkt openbaar. De instelling of de persoon waar het archief vandaan komt, bepaalt samen met Tracé op welke stukken beperkingen liggen. Deze afspraken zijn contractueel vastgelegd en worden genoemd in de inventaris op het betreffende archief. Soms heb je voor raadpleging toestemming nodig van de eigenaar van het archief, soms van de directeur van Tracé. Andere stukken zijn pas openbaar na twintig jaar of nadat bepaalde personen zijn overleden.

Eerbiediging persoonlijke levenssfeer 

De reden van een beperking op de openbaarheid is vaak de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen, of hun nabestaanden. Meestal gaat het om stukken met zogeheten bijzondere persoonsgegevens: gegevens over iemands godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven of strafrechtelijk verleden. Voor het bekijken van deze archiefstukken moet u een schriftelijk verzoek indienen. Tracé volgt hierbij de richtlijnen van het Nationaal Archief. 

In uw verzoek toont u aan: 

• dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden, of
• dat u uitdrukkelijke toestemming heeft van deze persoon of personen van wie u archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens wilt bekijken.

Van personen geboren ná 1 januari 1923 moet u een bewijs van overlijden meesturen, óf een ondertekende toestemmingsverklaring als de persoon nog in leven is. 

Historisch en statistisch onderzoek 

Het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens geldt niet als de gegevens gebruikt worden voor wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. Dit staat beschreven in lid j van artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en in artikel 24 van de Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Onderzoekers kunnen op basis hiervan inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens zonder dat de betrokkenen overleden zijn of toestemming hiervoor hebben gegeven. Dergelijk onderzoek moet aan onderstaande punten voldoen.  

• De verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor het onderzoek of de statistiek.
• Het onderzoek dient een algemeen belang.
• Het vragen van uitdrukkelijke toestemming, dan wel het tonen van een bewijs van overlijden is onmogelijk of kost te veel inspanning.
• Bij de uitvoering is ervoor gezorgd dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet wordt geschaad. 

Om inzage te krijgen vragen wij u een onderzoeksopzet te sturen. Deze wordt door Tracé getoetst aan de genoemde voorwaarden. Behandel in uw onderzoeksopzet puntsgewijs en genummerd de onderstaande zaken. 

1. Inleiding. Wat is de aanleiding om dit onderzoek te doen?
2. Onderzoeksvraag
3. Doelstelling (wat moet het onderzoek opleveren: boek, artikel, promotie etc.?)
4. Opbouw van het onderzoek en de onderzoeksmethode(n)
5. Welke beperkt openbare archiefstukken van Tracé zijn noodzakelijk voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag?
6. Waarom is verwerking van de persoonsgegevens in deze dossiers noodzakelijk voor het onderzoek?
7. Waarom is het niet mogelijk schriftelijke toestemming van de betrokkenen of bewijzen van hun overlijden te verkrijgen?
8. Hoe wordt de privacygevoelige informatie van nog levende personen, overgenomen uit de dossiers, beveiligd? Worden gegevens bijvoorbeeld opgeslagen op een beveiligde USB-stick of beveiligde computer?
9. Hoe wordt voorkomen dat de persoonlijke levenssfeer wordt geschaad? De resultaten worden bijvoorbeeld alleen statistisch verwerkt, namen van betrokken personen worden niet genoemd (anonimiseren), etc. 

Als u bovenstaande punten voldoende heeft aangetoond, krijgt u toestemming om de aangevraagde stukken in te zien. De toestemming wordt verleend met een officieel besluit. Dit besluit is een jaar geldig. Er mogen in principe geen reproducties worden gemaakt van archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens. 

Tracé is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Als aan u inzage is verleend, bent u zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop u met deze gegevens omgaat. Er is de wettelijke plicht om de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen of hun nabestaanden niet te schaden.  

Auteursrecht 

Tracé stelt zijn collecties beschikbaar voor onderzoek, onderwijs en privégebruik. In de meeste gevallen bezit Tracé niet het auteursrecht van het materiaal. Behalve wanneer Tracé zelf het auteursrecht bezit, kan het geen toestemming geven voor publicatie of verspreiding. Wanneer een gebruiker het materiaal wil gebruiken, is hij zelf verplicht het auteursrecht en gebruiksvoorwaarden uit te zoeken en daaraan te voldoen. Voor vragen over gebruik van beeldmateriaal waarop auteursrechten rusten kunt u contact met ons opnemen via het emailadres info@tracelimburg.nl. 

Bij foto’s heeft u met meer rechten te maken dan alleen het auteursrecht van de fotograaf. Zo kunnen mensen op de foto aanspraak maken op portretrecht, heeft een bedrijf het merkenrecht van zijn logo als dat op de foto staat en hebben kunstenaars en architecten auteursrecht als hun schilderij, beeldhouwwerk of gebouw prominent is afgebeeld.